Niszczenie dokumentów jako jeden z elementów taktyki firmy

Usuwanie dokumentów jest jednym z części taktyki przedsiębiorstwa. Proces ów powinien zawierać równolegle pisma podręczne, również dokumenty archiwalne. Strategia niszczenia dokumentów musi zostać realizowana na wszystkich pułapach firmy, również sprawdzona przez obcego audytora. Niszczenie dokumentów musi mieć zakres postępowania stałego, a nie czasowego zdarzenia.

Taktyka powinna być dobrana do procedurpowiązanych z rozwojem firmy.

Segregatory i dokumentacja

Autor: Kate Ter Haar
Źródło: http://www.flickr.com

Pierwszym cyklem budowy polityki niszczenia dokumentów, jest klasyfikacja każdych posiadanych dokumentów, jakie uważane są jako dokumenty tajne – zobacz tu. Są to poufne dane personalne i poufne dane ekonomiczne. Dokumenty poufne nie powinny zostać wyrzucone, albo oddane do skupu makulatury, powinno być użyte niszczenie dokumentów. Niszczarki biurowe nie są w stanie poradzić sobie z większą porcją pism.

Bezpieczne niszczenie dokumentów (www.happytree.com.pl/), jest tokiem czasochłonnym i drogim. Łatwym wyjściem pozbycia się takiego kłopotu jest zlecenie tego sprofilowanej firmie. Firma ta zagwarantuje zabezpieczenie danych na każdym etapie. Dużej jakości oprzyrządowanie pozwala na skuteczne niszczenie dokumentów z różnej grubości papieru bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów, likwidowania zszywek, okładek, części oprawy, rozmontowywania nośników optycznych, oraz różnych części metalowych, bądź plastiku.

Wszystkie materiały wchodzą równo do machiny niszczącej. Utylizacja dokumentów jest protokołowana, a po gotowym procesie właściciel dokumentów otrzymuje certyfikat zaświadczający o zniszczeniu dokumentów. Utylizacja dokumentów dotyczy niszczenia dokumentów papierowych i danych utrwalonych na nośnikach informatycznych. Tok niszczenia dokumentów podlega dokładnym zasadom, które charakteryzują międzynarodowe przepisy.

Źródło informacji – niszczenie dokumentów księgowych

Do solidności i uwagi przy przechowywaniu, także zniszczeniu dokumentów winna skłaniać pracodawców przede wszystkim myśl o ochronie ich firmy. Ochrona danych dotyczących umów i dostawców, wyciągów bankowych, ale także danych personalnych pracowników zabezpiecza przed ich kradzieżą.