Jak ustrzec dokumenty przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwum w akcji

Dużo zakładów pracy, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego ma dzisiaj problem z utylizacją, czyli brakowaniem niepotrzebnych papierów. Rozwiązaniem tej trudnej sytuacji jest przyjęcie do pracy archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w pracach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w zakładach państwowych mogą być utylizowane tylko po otrzymaniu zgody z archiwum państwowego, jednak aby ją dostać zakład musi mieć uporządkowane archiwa, co jednak niejednokrotnie nie jest czymś oczywistym. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca dużej dozy cierpliwości i informacji na temat obecnej i przeszłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi obowiązywać instrukcja kancelaryjna, archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (wszystkie te akty zatwierdza archiwum państwowe), stanowi to, iż całość nieprzydatnej dokumentacji (powyżej 2 lat od zakończenia sprawy) musi znajdować się w archiwum zakładowym lub składnicy akt. Jeśli te warunki są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może zacząć dokonywać wydzielania dokumentacji, którą należy zniszczyć.

Chcesz przeczytać pokrewne wiadomości na niniejszy wątek? Ta wciągająca treść (http://www.gaster-sol.pl/pl/produkty/sol-warzona-spozywcza-w-granulacji-extra-fine) prezentuje właśnie to, czego poszukujesz.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do sporządzenia protokołu brakowania akt. Polega to na odnotowaniu] wszystkich dokumentów przeznaczonych do wybrakowania oraz otrzymaniu zgody dyrektora określonej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół wysyła się do odpowiedniego archiwum państwowego. Po uzyskaniu zgody na wybrakowanie akt trzeba nawiązać kontakt z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – wielkie miasta – to tam powinniśmy szukać odpowiednich partnerów – czytaj o usługach LRG Łódź . Przeważnie są to przedsiębiorstwa całościowo trudniące się archiwizacją, czyli mające odpowiednie narzędzia do ewidencjonowania, kumulowania i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego rodzaju firmie nieodzownym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszystkie potrzebne uprawnienia, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat, a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Koniecznym jest sprawdzenie tych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do utylizacji. Za brak takich pozwoleń grążą poważne kary. Jeśli chodzi o zakłady prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, jednak warto stosować procedury dotyczące tego procesu nawet w niewielkiej firmie. Dzięki stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której zostanie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Należy odpowiednio prowadzić biurokrację swojej firmy, mimo, iż niejednokrotnie wymaga to wielkiej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w podwójnie, gdy potrzebujemy szybko znaleźć jakieś ważne pismo.