Używanie programów „faktura online” jako gwarancja terminowosci opisywania pod względem merytorycznym i terminowosci płatności.
Nieraz faktury (pozostałe wiadomości) wnikają do kancelarii czy też wydziałów biznesowych zakładu gdzie są opisane przez pracownika i później są przekazywane do komórki rachunkowości, gdzie następuje ich księgowanie także płatność. Nawet jeśli faktura dotrze najpierw do wydziału księgowości, dodatkowo musi zostać opisana dodatkowo zaaprobowana przez dział przedmiotowy. Papierowy obieg sprawia, że faktury giną, są za długo przetrzymywane, muszą kilka razy obiegać po firmie. W obecnych czasach duże firmy powinny przejść na elektroniczny obieg faktur to znaczy stosowanie programów o nazwie „online faktury”.
Korzyści dla przedsiębiorstw wprowadzających elektroniczny obieg faktur:- pomniejszenie nakładu pracy potrzebnego na obsługę faktury w firmie,- usprawnienie rejestracji dokumentów w wyniku eliminacji papierowego obiegu faktury,- stały podgląd terminowości przepływu faktury,- egzekwowanie przez system procedur związanych z akceptacją faktury,- jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności do danej osoby zdefiniowanej w procesie.
Przede wszystkim ekonomizacje. Pierwsze oszczędności można już zobaczyć w przedsiębiorstwach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie już po pół roku. Zmiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny faktur przynosi pożytek dla wszystkich wydziałów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i pomniejszenie kosztów obsługi faktury; zminimalizowanie operacji manualnych; obniżenie ilości błędów; minimalizacja odsetek z racji spóźnionych płatności; pełny wgląd do historycznych danych.
Czytaj też