Ważne informacje dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentów księgowych

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ważnymi zadaniami. Posiadając firmę, nawet niewielką, na pewno mamy niemało różnych dokumentów księgowych. Wskazane jest dowiedzieć się więc, jak należy odpowiednio gromadzić tą dokumentację.

O dokumenty – zobacz stronę księgowe bez wątpienia trzeba dbać, dlatego prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych ma ważkie znaczenie. Bezspornie muszą być one odpowiednio ułożone i uporządkowane. O ile o to nie zadbamy to w toku kontroli skarbowej zdołają pojawić się znaczne uchybienia. Dokumenty (na tej stronie) księgowe to przede wszystkim księgi podatkowe, deklaracja vat (czy deklaracja vat jest obligatoryjna), rejestry, ewidencje, różnorodnego rodzaju faktury (na przykład faktura wewnątrzwspólnotowa), oraz także dowody księgowe albo sprawozdania pieniężne. Należałoby zadbać o to, żeby w toku kontroli skarbowej dostęp do dowodów był łatwy i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli migiem je odnaleźć.

współpraca z biurem rachunkowym pozwala zaoszczędzić pieniądze

Autor: Vsevolod Knyazev
Źródło: http://www.flickr.com

Konieczne jest także odnalezienie na dokumenty dobrego miejsca, powinny być one bezpieczne i chronione przed niepowołanymi jednostkami, które nie powinny mieć do nich dostępu. Zgubienie czy też stracenie jakiegoś ważnego dokumentu księgowego zdoła mieć istotnie spore, wręcz opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować samodzielnie, zdołamy to powierzyć profesjonalnemu biuru rachunkowemu – czy archiwizacja dokumentów księgowych jest w moim wypadku konieczna. Dużo przedsiębiorców decyduje się na to wyjście. Korzystając z propozycji biegłego, renomowanego biura rachunkowego posiadamy pewność, iż nasze dokumenty z pewnością są bezpieczne oraz prawidłowo poukładane. Mało tego w razie konieczności, zawsze możemy mieć do nich nietrudny, nieskomplikowany dostęp.

Obecnie obfitą popularnością cieszy się archiwizacja elektroniczna, chociaż bardzo ważne jest to, żeby dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Do tego właściciel powinien mieć również kopię takich dokumentów, dzięki czemu w przypadku zepsucia się jednego nośnika, dalej będziemy posiadać do nich dojście i nie utracimy żadnych istotnych dokumentów księgowych – czy faktura wewnątrzwspólnotowa jest dokumentem.

Related Post