Dlaczego tak ważne jest niszczenie dokumentów w firmie? Dlaczego koniecznie powinniśmy o tym pamiętać?

W każdej firmie istnieją dokumenty o pewnym stopniu poufałości znajdujących się w nich informacji. Tak więc mogą tam być dane finansowe czy plany sprzedażowe, a na pewno dane osobowe. Jedne z takich dokumentów są bardziej, inne mniej ważne, aby jednakże niszczyć różnorodne dokumenty firmowe. Jak o tym zapomnimy możemy mieć problemy. Jak jednakowoż stworzyć system, który będzie za to odpowiadał a także będzie skuteczny?

przemysłowa niszczarka dokumentów

Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie trudne, powinniśmy po prostu obmyślać odpowiednią strategię. Najlepiej początkowo stworzyć dokument, który będzie zawierał najbardziej istotne wytyczne odnośnie niszczenia danych w firmie, z którym powinien zapoznać się każdy obecny, a również nowo zatrudniony pracownik. Potem należy przeprowadzić szkolenie, które wyjaśni szczegóły tej polityki oraz uświadamiające pułapki biorące się z niewłaściwego zabezpieczania dokumentów i ich nieprawidłowego niszczenia.

Następną ważną kwestią jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie robiona w firmie czy poza nią – zobacz tutaj. Z pewnością bardziej korzystnie to zrobić w firmie, ponieważ to oferuje 100% pewności, że zutylizujemy wszelkie dane, tak więc wyeliminujemy niebezpieczeństwo, iż coś wydostanie się poza przedsiębiorstwo i wpadnie w niepowołane ręce. Na szczęście na rynku jest wiele firm, które zapewniają niszczenie danych i to różnorodnego typu, np. niszczenie dokumentów księgowych albo medycznych. W takiej sytuacji dane zbierane są w przedsiębiorstwie w jednym pojemniku, a później transportowane do miejsca, w jakim są likwidowane. Można oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub następnie zażądać dowodów, że dane zostały rzeczywiście zutylizowane.

Źródło artykułu:

dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I ciekawa rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do utylizacji dokumentów, warto sprawdzić jakiego typu dokumenty są w firmie wytwarzane, co określi ich klasę ochrony. W każdym przedsiębiorstwie, w różnorodnych działach bowiem powstają różnorodne dokumenty, natomiast stopień ich jawności i tajności jest uzależniony od klasy ochrony.

Nie możesz doczekać się następnych wpisów? Stworzyliśmy dla Ciebie hiperłącze do serwisu (https://wierconestudnie.pl/studnie-glebinowe-wroclaw/), które pozwoli Ci zapoznać się z dużą porcją świeżych treści.

Zależnie od nadanej klasy ochrony dokumenty muszą być niszczone w urządzeniach, które spełniają odpowiedni do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.