Poradnik

Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu choćby na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji pomiędzy pracownikami przedsiębiorstw i tym samym unikania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem workflow.

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
„automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, głównie tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach.

Czy opisywany temat Cię interesuje? Jeżeli pragniesz uzyskać dodatkowe dane dotyczące tego problemu, to odwiedź proponowany wpis (https://www.mojekonferencje.pl/konferencje-opolskie).

Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następnej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu zlecenia (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących zdefiniowane zadania na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania konkretnejfirmy.https://www.eena.pl/ eena.plDo rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.