Jakim sposobem można obecnie zagwarantować sobie porządek w dokumentach i prościej go utrzymać w przyszłości?

Normalny Kowalski, szczególnie jeśli jest właścicielem swojej firmy, posiada sporo dokumentów, związanych przykładowo z kwestiami bankowymi bądź urzędowymi. Część z nich jest naprawdę ważna, toteż nie można ich zgubić. Posiadanie porządku w dokumentach niestety nie zawsze jest prostym zadaniem. O czym w takim razie przede wszystkim należy pamiętać?

szafka na dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Podstawowe znaczenie ma regularne sprawdzanie dokumentów. Im dłużej się to odkłada, tym uporządkowanie wszystkich pism jest kategorycznie trudniejsze. Warto raz na miesiąc bądź dwa sprawdzić wszystkie zgromadzone dokumenty oraz pozbyć się tych, które nie są już przydatne. Takie brakowanie dokumentów to bardzo ważna czynność, zwłaszcza w firmach, w których ich liczba jest duża. Rzecz jasna, należy pamiętać że dokumentów nie można wyrzucać, ponieważ czasami znajdują się na nich istotne informacje, jakie mogłyby zostać w nieprawidłowy sposób zastosowane przez osoby nieupoważnione. Każdy dokument trzeba dobrze podrzeć albo pociąć. Utylizacja dokumentów czasem zajmuje dużo czasu, z tego względu firmy dość często decydują się na zakup specjalnych niszczarek, które ułatwiają to zadanie. Robiąc porządki w dokumentach, warto zaopatrzyć się w kilka niezbędnych akcesoriów, takich jak chociażby segregatory i foliowe koszulki, do jakich będzie się wkładało poszczególne kartki. Segregatory można podpisać, żeby wiedzieć, jakie dokumenty (zapraszamy serdecznie) się w nich znajdują. Ciekawym rozwiązaniem są również kolorowe karteczki, na których będzie się zapisywało istotne informacje. Nie można odkładać uporządkowania dokumentacji na później – sprawdź szczegóły.

segregatory z dokumentami

Autor: osseous
Źródło: http://www.flickr.com
Brak porządku może okazać się brzemienny w skutkach, kiedy w kłopotliwej sytuacji będzie się potrzebowało istotnych pism lub zaświadczeń, a ich znalezienie w bałaganie potrzebuje dużo czasu. Oczywiście, jeżeli raz już uprzątnie się własne dokumenty, warto starać się ten porządek utrzymać oraz kolejne dokumenty wkładać do odpowiednich koszulek oraz segregatorów. W ten sposób, zaoszczędzi się sobie pracy w przyszłości. Niepotrzebnych dokumentów natomiast nie należy przechowywać bez celu, tylko jak najszybciej powinno się je precyzyjnie niszczyć.

Więcej –