Poradnik

Przygotowanie konferencji idealnej nie jest łatwe. Wymaga wiele wysiłku, wyrzeczeń, pracy odpowiednich osób, nie wspominając już o czasie, jaki należy na to zadanie przeznaczyć.

Zanim jednak zaczniemy całe przedsięwzięcie, należy z rozwagą przemyśleć plan spotkania, jakie mamy zamiar zorganizować, a także ustalić profil i liczbę uczestników. To najważniejsze kwestie, których nie wolno nam pominąć. Dopiero później możemy rozpocząć pracę nad scenariuszem konferencji, opracować harmonogram prac oraz rzeczowy kosztorys.

Jeżeli te zabiegi mamy już za sobą, pora zainteresować się ważną sprawą, jaką jest, z całą pewnością, wybór miejsca na nasze spotkanie. W Polsce z całą pewnością nie musimy się wstydzić zaplecza konferencyjno-szkoleniowego.

W dzisiejszych czasach popularnym miejscem na zorganizowanie szkoleń stały się obiekty, których ostatecznym przeznaczeniem jest przygotowywanie imprez okolicznościowych, np. wesel. Posiadacze tychże obiektów wiedzą, że sale konferencyjne są w stanie znacznie przyczynić się do wzrostu liczby gości, a co za tym idzie zwiększenia zysków. Dysponując salą, są w stanie zwiększyć sprzedaż pokoi (szczególnie w okresach poza sezonem) a także wykorzystać gastronomię. Spełniająca określone standardy sala z cała pewnością wyróżnia miejsce na tle konkurencji. Nieodpowiednio dopasowana – jest w stanie udaremnić nawet najlepsze spotkanie – niepomyślnie wpływa na nasze nastroje, koncentrację i ogólne efekty. Jakość oraz pewność wyposażenia do prezentacji to kolejne kryterium, które ma zasadnicze znaczenie przy wyborze sali konferencyjnej. Projektor multimedialny, ekran, zestaw audio-wideo, mikrofon bezprzewodowy i flipchart to podstawowe wyposażenie, które musi znajdować się w każdej sali konferencyjnej. Dobrze jest również również dostosować standard miejsca do stylu naszej imprezy i wziąć pod uwagę łatwość dojazdu. Biorąc pod uwagę powyższe wskazówki, jest duże prawdopodobieństwo, że konferencje przyniesie owocne efekty, a także zostanie zapamiętana przez uczestników jako ważne przedsięwzięcie.