Jak zarządzać obiegiem dokumentacji

Zarządzanie dokumentami w firmie to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, wykorzystywanych od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów preferowany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie.

Jeżeli studiujesz przedstawiany artykuł, to znaczy, że niesamowicie Cię zafascynował. Skoro tak, to przekonaj się sam, że inne strony także mają istotne informacje.

Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.