W uzależnieniu od użytkowanego oprogramowania – widzą także historię modyfikacji i dokładnie określone dane na temat tego, w którym momencie i przez kogo były dokonywane. Na podstawie badań, jakie zostały prowadzone w wybranych organizacjach – ta opcja obiegu informacji może pozwolić na radykalną oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest bardzo skuteczna w egzekwowaniu odpowiedzialności, ze względu na dużą sprawdzalność wykonywania obowiązków przez przypisanych do powierzonego zadania pracowników.
Jak jednak sprawa wygląda w wypadku, gdy do firmy korzystającej już z elektronicznego obiegu dokumentów dotrze z poza tej organizacji dokument w starej formie? Co na pierwszy rzut oka skomplikowane, w żadnym wypadku nie narusza to działania systemu. Wystarczy rzeczony dokument zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i przypisać do niego osoby wykonujące powiązane z nim czynności oraz działania, których wymaga. Zwykle także termin ich realizacji. Jest to z pewnością prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż postępowanie stosowane do niedawna.