Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – co to jest i czy należy z niego korzystać. Podpowiadamy

Nim przejdziemy do kwestii zapoczątkowania cyfrowego obiegu dokumentów w firmie, zastanówmy się na czym tak właściwie ten system polega i czy przynosi korzyści. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, skrótowo obrazując, narzędzie służące wymianie informacji w przedsiębiorstwie, jednak wymiana ta odbywa się, inaczej niż w przypadku przestarzałej formy przy pomocy dokumentów papierowych, a z użyciem odpowiedniego programu komputerowego.

Każdy papierowy dokument (zobacz niszczenie dokumentów), jaki tworzony jest w procedurach tradycyjnego typu, w omawianym wypadku tworzony jest elektronicznie, a wszyscy zainteresowani, którzy potencjalnie są z poruszanym w dokumencie tematem związani mają do niego stały dostęp. Jeżeli jakikolwiek z nich chce wprowadzić poprawki do wspomnianego dokumentu – wszystkie pozostałe jednostki zaraz po zapisaniu zmian są o tym informowane.

W uzależnieniu od użytkowanego oprogramowania – widzą także historię modyfikacji i dokładnie określone dane na temat tego, w którym momencie i przez kogo były dokonywane. Na podstawie badań, jakie zostały prowadzone w wybranych organizacjach – ta opcja obiegu informacji może pozwolić na radykalną oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest bardzo skuteczna w egzekwowaniu odpowiedzialności, ze względu na dużą sprawdzalność wykonywania obowiązków przez przypisanych do powierzonego zadania pracowników.

Jak jednak sprawa wygląda w wypadku, gdy do firmy korzystającej już z elektronicznego obiegu dokumentów dotrze z poza tej organizacji dokument w starej formie? Co na pierwszy rzut oka skomplikowane, w żadnym wypadku nie narusza to działania systemu. Wystarczy rzeczony dokument zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i przypisać do niego osoby wykonujące powiązane z nim czynności oraz działania, których wymaga. Zwykle także termin ich realizacji. Jest to z pewnością prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż postępowanie stosowane do niedawna.