Na czym polega Workflow

Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu choćby na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji pomiędzy pracownikami przedsiębiorstw i tym samym unikania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
“automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, głównie tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach.

Czy opisywany temat Cię interesuje? Jeżeli pragniesz uzyskać dodatkowe dane dotyczące tego problemu, to odwiedź proponowany wpis (https://www.mojekonferencje.pl/konferencje-opolskie).

Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następnej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu zlecenia (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących zdefiniowane zadania na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania konkretnejfirmy.

Koniecznie zobacz artykuł w serwisie (https://www.eena.pl/) prezentującym podobne wiadomości. Są równie fascynujące, ponieważ dotyczą tego samego tematu.

Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.

Related Post