Systemy workflow

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli warto by zaczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nienormatywnego rozdziału obowiązków, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów.http://www.qitnetworks.pl/ projektowanie sieciPrzepływ danych drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Szczególnie drzewa “odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej tutaj) albo tablet (a tu dla mieszkańców Krakowa: ). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na naszą planetę.