
Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub falownik growatt 4000tl3-s mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.
Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.
Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Szczególnie drzewa “odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej tutaj) albo tablet (a tu dla mieszkańców Krakowa: ). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na naszą planetę.